Кеңсе қызметкерлеріне арналған пайдалы промттар

Қазір көп адам жасанды интеллектіні қолдана бастады. Бірі хат жазғызады, бірі мәтін қысқартады, бірі аударма жасатады, енді бірі есеп не жоспар құрастыртады. Сырттай қарағанда, бәрі оңай сияқты көрінеді: чатқа кіресіз де, бір сөйлем жазасыз, дайын мәтін шығады.

Алайда іс жүзінде бәрі бұлай емес.

Көп жағдайда адамдар «хат жазып бер», «осыны аудар», «есеп жасап бер» деп өте қысқа тапсырма береді. Сосын шыққан нәтиже көңілден шықпаса, «жасанды интеллект дұрыс жұмыс істемейді екен» деп ойлайды. Негізі мәселе құралда емес. Мәселе — тапсырманың толық берілмеуінде.

Жасанды интеллект адам секілді сіздің ойыңызды ішіңізден оқып отырмайды. Ол тек сіз жазған ақпаратқа сүйенеді. Яғни сіз неғұрлым нақты, түсінікті, толық мәлімет берсеңіз, соғұрлым жауап та сапалы болады.

Мұны кішкентай балаға тапсырма бергенмен салыстыруға болады. Егер балаға жай ғана: «Бір нәрсе жасап кел» десеңіз, ол нақты не істеу керегін түсінбеуі мүмкін. Ал егер: «Қағазға күннің суретін сал, астына үй сал, қасына екі ағаш сал» десеңіз, ол тапсырманы дұрыс орындайды. Жасанды интеллект те дәл осылай жұмыс істейді.

Сондықтан кеңсе қызметкерлері үшін ең маңызды қағида мынау:

Жасанды интеллектіге тапсырма берер алдында, ең әуелі қажетті мәліметті өзіңіз беріңіз: тақырып, мақсат, сан, мерзім, факті, кімге арналғаны, қандай стиль керегі.

Бұл не үшін маңызды? Өйткені кеңсе жұмысында қате ақпарат кетсе, салдары да үлкен болуы мүмкін. Хат қате кетеді, есеп бұрмаланады, мазмұн сәйкес келмейді, маңызды сандар ұмытылады. Ал ЖИ өздігінен нақты деректі білмесе, оны сіздің орныңызға дұрыс ойлап таба алмайды.

Жасанды интеллект нені жақсы істейді?

Жасанды интеллект:

• сіз берген ақпаратты реттейді;
• сөйлемді әдемілеп жазады;
• ресми стильге келтіреді;
• қысқартады;
• кеңейтеді;
• аударып береді;
• жоспарға айналдырады;
• кесте не тармаққа бөліп береді.

Бірақ ол ең алдымен сіздің бастапқы дерегіңізге сүйенеді.

Сондықтан кеңсе жұмысында ЖИ-ді “бәрін өзі істейтін құрал” деп емес, дайын мәліметті өңдейтін ақылды көмекші деп түсінген дұрыс.

Алдымен қандай мәлімет беру керек?

Егер сіз ЖИ-ден кеңсе құжатын, хатты, анықтаманы немесе жоспарды дұрыс жасап беруді сұрасаңыз, мыналарды көрсету пайдалы:

• мәтіннің тақырыбы;
• кімге арналғаны;
• мәтіннің мақсаты;
• қандай стильде жазылуы керек (ресми, сыпайы, қысқа, түсіндірмелі);
• қандай сандар міндетті түрде кіруі керек;
• қандай фактілерді өзгертуге болмайды;
• мерзімі;
• мәтін қысқа ма, әлде толық па;
• соңында қандай нәтиже керек.

Мысалы, жай ғана:

«Қызметтік хат жазып бер»

деп жазсаңыз, нәтиже тым жалпы болуы мүмкін.

Ал егер былай жазсаңыз:

«Мектеп директорына арналған ресми қызметтік хат жаз. Тақырыбы – 3 кабинетті жөндеу қажеттілігі. Хатта жөндеу сәуір айында басталуы керек екенін, алдын ала смета 450 000 теңге екенін, бұл мәселе оқу процесіне әсер етіп отырғанын көрсет. Мәтін қысқа, нақты және ресми болсын.»

онда жауап әлдеқайда сапалы шығады.

Яғни айырмашылық — тапсырманың нақтылығында.

Кеңсе қызметкерлеріне арналған пайдалы промттар

Төменде күнделікті жұмысқа жарайтын нақты промттар берілген. Бұларды сол күйінде қолдануға да, өзіңізге ыңғайлап өзгертуге де болады.

1. Ресми хат жазуға арналған промт

Берілген мәліметтер негізінде ресми стильде қызметтік хат жаз. Тақырып: [тақырып]. Кімге арналғаны: [лауазым/мекеме]. Мақсаты: [не үшін жазылады]. Міндетті деректер: [сан, мерзім, факт]. Хат қысқа, нақты және іскерлік стильде болсын.

Бұл промт:

• басшылыққа хат жазуға,
• сұраныс хат дайындауға,
• ресми өтініш әзірлеуге ыңғайлы.

2. Мәтінді ресми стильге келтіруге арналған промт

Төмендегі мәтінді мағынасын өзгертпей, ресми және сауатты стильде қайта жазып бер. Артық эмоцияны алып таста. Сөйлемдер қысқа, түсінікті, кеңсе құжатына лайық болсын.

Бұл промт:

• ауызекі жазылған мәтінді,
• чаттағы хабарламаны,
• шикі нұсқаны ресмилендіруге көмектеседі.

3. Қысқаша мазмұн жасауға арналған промт

Осы мәтінді оқып, негізгі мазмұнын 5 қысқа тармақпен шығарып бер. Тек ең маңызды ойлар қалсын. Артық түсіндірме қоспа.

Бұл:

• жиналыс қорытындысын,
• ұзақ есепті,
• хаттаманы қысқартуға тиімді.

4. Жиналыс хаттамасын рәсімдеуге арналған промт

Төмендегі мәліметтер негізінде жиналыс хаттамасын дайындап бер. Қатысушылар, қаралған мәселелер, қабылданған шешімдер және жауапты тұлғалар бөлек көрсетілсін. Ресми формат сақталсын.

Бұл промт:

• ішкі жиналыстарға,
• бөлім отырыстарына,
• жұмыс кездесулеріне ыңғайлы.

5. Есеп мәтінін жасауға арналған промт

Осы деректер негізінде қысқа есеп мәтінін жазып бер. Кіріспеде не туралы есеп екені айтылсын. Негізгі бөлімде сандар мен нәтижелер көрсетілсін. Соңында қысқа қорытынды болсын. Стиль ресми және түсінікті болсын.

Бұл:

• апта сайынғы есепке,
• айлық қорытындыға,
• атқарылған жұмыс есебіне жарайды.

6. Жоспар құруға арналған промт

Берілген тапсырмалар негізінде бір апталық жұмыс жоспарын жасап бер. Әр тармақ қысқа, нақты болсын. Қажет болса күндерге бөліп көрсет.

Бұл промт:

• бөлім жұмысына,
• жеке жоспарға,
• жобалық тапсырмаларға қолайлы.

7. Ресми жауап дайындауға арналған промт

Осы кіріс хатқа ресми әрі сыпайы жауап мәтінін дайындап бер. Негізгі сұрақтарға нақты жауап берілсін. Қажет болса, мерзім мен келесі қадамдар көрсетілсін.

Бұл:

• кіріс хаттарға жауап жазуға,
• серіктестермен хат алмасуға,
• азаматтар өтінішіне жауап дайындауға көмектеседі.

8. Қарапайым тілге түсіруге арналған промт

Төмендегі ресми мәтінді қарапайым әрі түсінікті тілмен қайта жазып бер. Негізгі мағына сақталсын. Қарапайым адамға түсінікті болсын.

Бұл промт:

• күрделі құжатты түсіндіруге,
• ішкі ақпаратты ұжымға жеткізуге,
• ресми мәтінді жеңілдетуге пайдалы.

9. Аудармаға арналған промт

Осы мәтінді қазақ тіліне мағынасын бұзбай, ресми стильде аударып бер. Аударма табиғи, түсінікті болсын. Терминдер дұрыс сақталсын. Сөзбе-сөз емес, мағыналық жағынан сауатты аударылсын.

Бұл:

• хаттарды,
• анықтамаларды,
• ресми құжаттарды аударуда өте пайдалы.

10. Екі нұсқа дайындауға арналған промт

Осы мәтін бойынша екі нұсқа жасап бер: 1) қысқа ресми нұсқа, 2) толық түсіндірмелі нұсқа. Екеуінде де негізгі фактілер сақталсын.

Бұл промт:

• басшыға қысқа нұсқа,
• әріптестерге толық нұсқа керек болғанда өте қолайлы.

Неліктен нақты дерек беру маңызды?

Жасанды интеллектінің сапасы көбіне сіз берген тапсырма сапасына байланысты. Егер сіз тек жалпы сұрасаңыз, ол да жалпы жауап береді. Егер нақты мәлімет берсеңіз, нақты нәтиже аласыз.

Мысалы, мына екі тапсырманы салыстырып көріңіз:

«Есеп жазып бер.»

және

«2025 жылдың ақпан айы бойынша бөлімнің қысқаша есебін жаз. Есепте 12 материал дайындалғанын, 3 іс-шара өткізілгенін, сайтқа кіріс 18 пайызға өскенін, алдағы айда 2 жаңа жоба басталатынын көрсет. Стиль ресми болсын.»

Екінші нұсқада ЖИ-ге:

• тақырып берілді;
• уақыт берілді;
• нақты сандар берілді;
• стиль көрсетілді;
• не кіруі керегі анық айтылды.

Сондықтан оның жауабы да сапалырақ болады.

ЖИ-мен жұмыс істеудің дұрыс тәсілі

Кеңсе қызметкерлеріне ЖИ-мен жұмыс істегенде мына тәртіп ыңғайлы:

1. Алдымен өзіңіз негізгі мәліметті жинаңыз.
2. Қандай нәтиже керек екенін нақты анықтаңыз.
3. Тапсырманы түсінікті етіп жазыңыз.
4. Қажет болса стильді, көлемді, құрылымды көрсетіңіз.
5. Дайын мәтінді міндетті түрде қарап шығыңыз.
6. Сандарды, аттарды, мерзімдерді қайта тексеріңіз.

Өйткені жасанды интеллект көмекші болғанымен, жауапкершілік бәрібір құжатты жіберетін адамның өзінде қалады.

Қорытынды

Кеңсе қызметкері үшін жасанды интеллект — өте пайдалы құрал. Ол уақытты үнемдейді, мәтінді реттейді, құжат айналымын жеңілдетеді. Алайда одан сапалы нәтиже алу үшін бір нәрсені ұмытпау керек: алдымен қажетті мәліметті өзіңіз беруіңіз керек.

Тақырыпты, мақсатты, нақты санды, мерзімді, фактіні, кімге арналғанын көрсетпей, ЖИ-ден мінсіз мәтін күту қиын.

Сондықтан ең мықты дағды — жай ғана “жазып бер” деу емес, дұрыс, нақты, толық промт құра білу.

Дәл осы дағдыны меңгерген адам жасанды интеллектіні шынымен тиімді пайдалана алады.